Quanto tempo leva o processo de admissão da sua empresa? Essa é uma questão que precisa ser considerada para avaliar um fator muito relevante para a produtividade da equipe e a redução dos prejuízos pela rotatividade de profissionais.
Promover agilidade nas etapas desde a divulgação da vaga até a contratação vai permitir que o novo colaborador se integre o mais rápido possível ao time e tenha um bom desenvolvimento. Sendo assim, é função também do setor de RH otimizar ao máximo o processo admissional para garantir uma boa gestão de pessoas.
Para atingir esse objetivo, no entanto, é preciso adotar boas práticas para agilizar as etapas. Neste artigo, você vai descobrir como otimizar o processo de admissão da melhor maneira!
O que é e como funciona o processo de admissão de funcionários?
O processo de admissão é uma das fases do recrutamento e seleção de uma empresa. Trata-se de um conjunto de etapas para procurar, conhecer e encontrar profissionais adequados para trabalhar em determinado cargo. Geralmente, é de responsabilidade do setor de Recursos Humanos, mas também pode ser terceirizado. Entre as suas fases, estão:
- divulgação da vaga;
- aceite de inscrições;
- análise de currículo;
- contato com os candidatos;
- avaliações de conhecimentos técnicos ou teóricos;
- dinâmica de grupo;
- entrevistas coletivas e individuais;
- validação da documentação do colaborador;
- assinatura do contrato;
- onboarding de funcionários.
Qual a importância da eficiência no processo de admissão?
Nem todas as vagas precisam passar por todas essas fases até o fim do processo de admissão. Porém, todos os cargos precisam que a contratação seja eficiente, a fim de montar um bom quadro de profissionais na empresa. A qualidade no trabalho de recrutamento e seleção vai garantir que o ambiente de trabalho tenha benefícios como:
- treinamento corporativo;
- clima organizacional saudável;
- diminuição de rotatividade profissional;
- maior qualidade nos serviços;
- melhoria no desempenho das equipes;
- engajamento entre colaboradores e empresa.
O que pode tornar o processo de admissão lento?
Geralmente, o período desde a divulgação da vaga e a contratação de um profissional leva semanas, podendo chegar a até três meses, a depender do tempo de retorno dos candidatos e da agilidade da empresa. Nesse contexto, saiba que vários fatores podem fazer o processo de admissão demorar ainda mais. Por exemplo:
- má definição de prazos — atrasos ou tempo de ócio podem levar à lentidão do processo;
- grande intervalo entre as fases — planejar e preparar a empresa para as etapas admissionais evitará que haja um longo tempo de espera entre elas;
- problemas com a documentação — prontificar todos os documentos necessários e divulgá-los aos candidatos vai acelerar esse processo;
- inadequação do recrutamento e seleção para a vaga — não contar com as etapas fundamentais para identificar os candidatos ideais a um cargo pode requerer fases adicionais no processo;
- descentralização das informações — a perda de dados ou o tempo para integrar as informações costumam ser maiores se não houver uma gestão integrada de admissão de profissionais.
Quais os impactos negativos de um processo de admissão lento?
Demorar para ter novos profissionais deixará uma vaga em aberto por mais tempo, o que provavelmente vai prejudicar todo o negócio. Afinal, os demais colaboradores precisarão atender às demandas ou a empresa ficará um tempo sem nenhum responsável por esse trabalho. Desse modo, diversos problemas podem surgir na rotina organizacional, como:
- queda na produtividade;
- falhas nos processos;
- aumento da incidência de erros e desperdícios;
- sobrecarga de trabalho;
- insatisfação dos colaboradores.
Como evitar a lentidão do processo de admissão?
Tendo em vista que o processo de admissão lento é capaz de causar tantos gargalos e impasses em uma empresa, nada melhor que minimizar, ao máximo, os impactos negativos. Confira algumas boas práticas para agilizar essas etapas.
Automatize os processos
O uso da tecnologia só tem a acrescentar em toda a rotina organizacional. Ao automatizar processos de admissão, é possível melhorar a filtração dos profissionais que apresentam um perfil adequado para a vaga da empresa.
Ferramentas inteligentes e digitais podem contribuir para atingir esse objetivo. O importante é definir o perfil profissional que a empresa procura, tais como os principais requisitos, e divulgar a vaga em uma plataforma compatível com os recursos de filtros. Assim, fica muito mais fácil otimizar essa etapa de seleção dos candidatos.
Qualifique os documentos
Lembre-se de que os documentos, como o currículo, são essenciais no processo de admissão. Documentações pessoais também são necessárias nas etapas finais, quando ocorre a contratação.
Definir quais os documentos necessários para os candidatos e deixar essa informação explícita é um passo importante para otimizar a admissão. Isso porque os profissionais terão tempo suficiente para organizar a documentação a ser entregue, evitando atrasos e comprometimento do cronograma de recrutamento e seleção.
Elimine etapas desnecessárias
Alguns processos de admissão precisam de longas etapas e diversos procedimentos para encontrar o profissional ideal para o cargo. No entanto, não são todas as vagas que precisam passar por isso.
Avaliar o tipo de vaga e a quantidade de etapas para o processo de recrutamento e seleção faz toda a diferença. Cargos com mais funções e responsabilidades, que requerem um nível técnico avançado, de fato, podem exigir mais fases para que os profissionais provem suas habilidades e competências.
Já as vagas destinadas a profissionais que ainda passarão pela gestão de aprendizagem, com treinamento e capacitação, por exemplo, não requerem tantas etapas comprobatórias, pois os colaboradores ainda vão aprender o que precisam para atuar no cargo. Segundas entrevistas, por exemplo, podem ser cortadas do processo e acelerar a contratação.
Mantenha a documentação centralizada
Um dos problemas que podem afetar gravemente o processo de admissão é a perda de documentos ou a demora na organização da documentação. Por isso, centralizar as etapas em um ou poucos canais vai facilitar a gestão. Organizar os arquivos em nuvem, por exemplo, permite um acesso mais rápido e seguro, agilizando esse trabalho.
Como visto, o uso de soluções tecnológicas faz toda a diferença para evitar que o processo de admissão se torne lento. Consequentemente, com boas práticas, sua empresa consegue profissionais preparados para o trabalho, de maneira ágil e eficiente. Portanto, organizar o planejamento de recrutamento e seleção e aproveitar as ferramentas disponíveis são etapas indispensáveis para elevar a produtividade e a performance das equipes.
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